Listado de empresas
Es la pantalla principal del panel: Empresas en el menú lateral. Desde aquí ves de un vistazo el estado de cada empresa y entras a todo lo demás.
Las cuatro tarjetas de resumen
Encima del listado hay cuatro tarjetas que resumen el estado de todas tus empresas.
| Tarjeta | Qué cuenta |
|---|---|
| Empresas registradas | Cuántas empresas ves en el listado. Al pulsarla se quita el filtro y vuelven a verse todas. |
| Certificados por revisar | Empresas con el certificado vencido, por vencer o sin cargar. |
| Configuración incompleta | Empresas a las que les falta el software o la resolución de facturación. |
| Resoluciones por vencer | Empresas con alguna resolución vencida o próxima a vencer. |
Las etiquetas de colores que hay dentro de cada tarjeta (2 sin certificado, 2 sin software, 2 sin resolución…) no son solo informativas: al pulsar una, el listado se filtra por ese estado. Cuando no hay nada pendiente, la tarjeta lo dice: Todos vigentes, Todas configuradas, Ninguna próxima a vencer.
Buscar y filtrar
Arriba del listado tienes el bloque Filtrar por más Búsqueda. Elige primero el criterio y después escribe en la caja: el listado se va filtrando mientras tecleas, no hace falta pulsar nada. También puedes pegar el valor con el ratón, y la x de la caja limpia la búsqueda y devuelve el listado completo.
| Filtrar por | Qué escribes en Búsqueda |
|---|---|
| NIT | El número de identificación de la empresa, sin el dígito de verificación. |
| Correo | El correo del usuario dueño de la empresa. |
| Nombre | El nombre o la razón social. |
| Certificado | Un estado: vigente, por vencer, vencido o sin certificado. |
| Configuración | Un estado: sin software, sin resolución o completa. |
Si administras muchas empresas, filtra por NIT antes de abrir cualquier acción. Así te aseguras de estar trabajando sobre la empresa correcta: los menús y los formularios se abren sobre la fila en la que haces clic.
Las columnas del listado
| Columna | Qué significa |
|---|---|
| ID | Número interno de la empresa en la plataforma. |
| Cliente | NIT con su dígito de verificación. |
| Documentos generados | Cuántos documentos electrónicos ha emitido en total. |
| Nombre de usuario | Razón social o nombre del usuario dueño de la empresa y, debajo en letra más pequeña, el correo con el que entra al panel. |
| Certificado | Estado del certificado digital de firma y su fecha de vencimiento. |
| Configuración | Si ya tiene software y resoluciones registrados. |
El correo no tiene columna propia: se lee bajo el nombre, atenuado. Los filtros Nombre y Correo siguen buscando cada uno en su línea, así que no se mezclan.
En la columna Certificado el color te dice si hay que actuar:
| Estado | Qué quiere decir |
|---|---|
| Vigente (verde) | El certificado sirve. Debajo verás la fecha de vencimiento y los días que faltan. |
| Por vencer (amarillo) | Se acerca el vencimiento. Consigue el nuevo antes de que caduque. |
| Vencido (rojo) | No se puede firmar ni enviar nada a la DIAN hasta cargar uno nuevo. |
| Sin certificado (gris) | Nunca se ha cargado. La empresa no puede emitir. |
| Sin fecha | El archivo está cargado pero no se pudo leer su vencimiento. |
En la columna Configuración hay una píldora verde, Configuración completa, cuando la empresa ya tiene software y resolución de facturación, y una roja, Configuración pendiente, cuando le falta alguno de los dos. Si además hay resoluciones vencidas o por vencer, al lado aparece una píldora con la más urgente (y un +N si hay más). Esa píldora dice de qué servicio es la resolución y con qué prefijo —DS SEDS vencida, por ejemplo—, y solo se pinta en rojo cuando es de facturación, que es la que impide emitir. Las resoluciones que ya fueron reemplazadas por otra del mismo tipo, ambiente y prefijo no se tienen en cuenta.
Debajo de las píldoras hay una fila de botones para entrar directo a lo que necesites de esa empresa, sin pasar por el menú ⋮.
| Botón | Qué abre |
|---|---|
| Ver resumen | La ventana con todo lo que tiene registrado la empresa: certificado, software por tipo de documento y resoluciones vigentes agrupadas. Desde ella también se salta a Configuración inicial o a Resoluciones. |
| Ver configuración | La pantalla Completar la configuración. Se pinta resaltado mientras falte el software o la resolución, para que se vea qué empresa hay que atender. |
| Resoluciones | La pantalla completa de resoluciones, explicada en Resoluciones y plantillas. Solo aparece si la empresa ya tiene alguna registrada. |
| Probar factura | La pantalla Probar factura (JSON), para enviar una factura de prueba con el JSON del API. Solo aparece si la empresa tiene token. |
Al pie de la tabla queda el total de empresas registradas; el desglose de lo que está pendiente lo dan las tarjetas de arriba.
El listado en el celular
En pantallas pequeñas la tabla no cabe a lo ancho, así que cada empresa se muestra como una tarjeta: los datos quedan uno debajo de otro, con el nombre del campo a la izquierda y su valor a la derecha. No hay que desplazarse en horizontal para llegar al menú ⋮ ni a los botones de Configuración, que ocupan todo el ancho de la tarjeta.
Las cuatro tarjetas de resumen y el bloque de filtros se apilan igual, y funcionan como en el escritorio.
El menú de acciones de una empresa
Cada fila termina en un botón de tres puntos (⋮). Al pulsarlo se despliegan todas las acciones sobre esa empresa.
| Acción | Qué abre |
|---|---|
| Editar Empresa | Una ventana con los datos de la empresa, su logo, su token y su certificado (más abajo en esta página). |
| Documentos Electrónicos | La pantalla con las pestañas por tipo de documento: ver Documentos electrónicos. |
| Configuración inicial | Los tres pasos obligatorios: ver Completar la configuración. |
| Usuarios | Quién puede entrar a esta empresa: ver Usuarios, correo y almacenamiento. |
| Configurar Correo | El correo propio desde el que salen los documentos de esta empresa. |
| Acceso a la App | Una ventana informativa con las formas de entrar a la aplicación web y el enlace para descargar la app de Android. |
| Almacenamiento | Dónde se guardan los archivos de la empresa. |
| Eliminar | Borra la empresa y todo lo suyo. Léelo con calma más abajo. |
Arriba a la derecha de la pantalla está el botón Nueva empresa, que abre el asistente de creación. Lo explica Crear una empresa.
Editar Empresa
La ventana Editar Empresa tiene cuatro pestañas. Ojo: cada pestaña se guarda con su propio botón, y el botón del pie cambia según la pestaña en la que estés.
| Pestaña | Qué contiene |
|---|---|
| Información de la Empresa | Número de identificación, tipo de documento, tipo de régimen, tipo de responsabilidad, responsabilidades adicionales, organización, municipio, matrícula mercantil, teléfono y dirección. Se guarda con Guardar Información. |
| Logo de la Empresa | Sube el logo que sale en el PDF de los documentos. Solo JPG y hasta 2 MB; te muestra una vista previa antes de confirmar con Actualizar Logo. |
| API Token | La credencial de la empresa (más abajo). |
| Certificado | Información del certificado actual y los campos para reemplazarlo: contraseña y archivo .pfx o .p12, con el botón Actualizar Certificado. |
El Dígito de verificación no se escribe: la plataforma lo calcula sola a partir del número de identificación.
El campo Responsabilidades adicionales es una lista de selección múltiple: marca ahí las demás responsabilidades que cumple la empresa, aparte de la que está en Tipo de responsabilidad (con Ctrl + clic se marcan y se quitan varias). Déjalo vacío si solo cumple una. Es el mismo dato del asistente de creación; lo explica Crear una empresa.
El select Organización —el que distingue persona jurídica de persona natural— llega con el valor que tiene hoy la empresa y es obligatorio para guardar la pestaña. Es el mismo dato que se elige al crear la empresa y hace parte de la clasificación tributaria del RUT, así que cámbialo solo si estaba mal registrado.
El token de la empresa
En la pestaña API Token aparece el Token de la Empresa y, a su derecha, un botón para copiarlo al portapapeles.
Es la credencial con la que los sistemas de la empresa se identifican ante la plataforma. Para trabajar desde el panel no la necesitas en ningún momento: solo hace falta cuando alguien va a integrar un programa propio, y eso se explica en la Referencia API.
Quien tenga ese token puede emitir documentos en nombre de la empresa. No lo pegues en correos, chats ni capturas de pantalla, y no lo compartas con nadie que no sea el responsable técnico de la integración. En este manual aparece oculto a propósito.
Almacenamiento
La acción Almacenamiento abre una ventana con una sola pregunta: ¿Dónde se guardan los archivos de esta empresa?
| Opción | Qué hace |
|---|---|
| Local (servidor) | Los XML, PDF y ZIP se guardan en el disco del servidor donde corre la plataforma. |
| Nube — AWS S3 | Los archivos se suben a Amazon S3. No ocupan espacio en el servidor. |
| Local + Nube (doble copia) | Se guardan en el servidor y además se suben a S3. Si uno falla, el otro sirve de respaldo. |
Elige la opción y pulsa Guardar. El detalle de esta pantalla está en Usuarios, correo y almacenamiento.
Eliminar una empresa
La ventana de confirmación te dice exactamente qué se va a borrar: los documentos emitidos y sus registros, las resoluciones, el certificado, el software, los clientes, los ítems, los registros de eventos RADIAN y los datos RIPS, y el propio usuario dueño si no administra otra empresa. No hay forma de deshacerlo desde el panel.
Para que nadie la confirme por inercia, el botón Eliminar definitivamente nace desactivado y va contando los segundos antes de habilitarse. La propia ventana te recomienda generar primero un respaldo de la empresa desde Backups.
Hoy la acción Eliminar del menú ⋮ solo la ve el administrador de la plataforma; lo mismo ocurre con el botón Nueva empresa.