Completar la configuración
Una empresa puede emitir documentos electrónicos cuando tiene tres cosas registradas: certificado, software y resolución. Esta pantalla las reúne en un solo sitio y te dice de un vistazo qué falta.
Llegas a ella de dos formas, desde Empresas:
- por el menú de la fila: ⋮ → Configuración inicial;
- o pulsando el botón Ver configuración de la columna Configuración.
Cómo se lee la pantalla
Arriba, junto al nombre de la empresa, está el badge Ambiente: Habilitación o Ambiente: Producción. A la derecha tienes tres botones: Volver al listado, Resoluciones y Documentos Electrónicos.
Debajo, la barra de progreso: Pasos completados: N de 3 y una etiqueta por paso (1. Certificado, 2. Software, 3. Resolución), verde si está hecho y roja si falta. Cuando los tres están en verde aparece el mensaje La empresa ya puede emitir documentos. y, si la empresa sigue en habilitación, el enlace Continuar con el Paso a Producción.
Debajo hay dos tarjetas, cada una con una franja de color a la izquierda: la del certificado (paso 1) y la de software y resoluciones, que reúne los pasos 2 y 3 en pestañas por tipo de documento.
| Franja | Significado |
|---|---|
| Verde | El paso está completo. |
| Rojo | Falta ese paso. La empresa no puede emitir. |
| Amarillo | Hecho, pero hay que actuar pronto: el certificado está por vencer. |
Paso 1 · Certificado digital de firma
Es el archivo .p12 o .pfx con el que se firman los documentos, el que entrega una entidad certificadora autorizada. Hacen falta dos cosas: el archivo y su contraseña.
Si ya hay uno cargado, el aviso verde te dice el nombre del archivo, la fecha exacta de vencimiento y cuántos días faltan. Si está vencido o a punto de vencer, el aviso cambia de color.
| Control | Qué hace |
|---|---|
| Contraseña del certificado | La contraseña del archivo. |
| Archivo (.p12 / .pfx) | Selecciona el certificado en tu equipo. |
| Cargar certificado / Reemplazar certificado | Guarda el certificado. Si ya había uno, lo sustituye. |
Sin certificado válido no se puede firmar ni enviar nada a la DIAN. No es un aviso cosmético: los envíos empiezan a fallar el mismo día en que caduca. Revisa la columna Certificado del listado de empresas de vez en cuando para no llevarte la sorpresa.
Pasos 2 y 3 · Software y resoluciones, pestaña por pestaña
Cada tipo de documento tiene su propio software y su propia numeración, así que la segunda tarjeta, Software y resoluciones, se divide en pestañas: se configuran todas sin salir de esta pantalla.
| Pestaña | Qué documentos cubre |
|---|---|
| Facturas | Facturas de venta nacionales y de exportación. Es la única que cuenta para los pasos 2 y 3. |
| Notas crédito/débito | La numeración de las notas que corrigen o ajustan una factura ya emitida. |
| Nómina electrónica | Nómina individual y sus ajustes. |
| Documento soporte | Documento soporte de compras a no obligados y sus notas de ajuste. |
| Documentos equivalentes | POS, transporte terrestre, boleta de cine, servicios públicos y los demás equivalentes. |
Cada pestaña lleva un icono de estado a la derecha del nombre: verde cuando tiene software y resolución, rojo cuando falta algo en Facturas, amarillo cuando el tipo está a medias y gris cuando no se ha configurado nunca. Dentro, la píldora Ambiente: Habilitación o Ambiente: Producción es la de ese tipo de documento, que no tiene por qué ser la misma que la de facturación.
Las notas crédito y débito se firman con el software de Facturas, así que su pestaña solo tiene el bloque de resoluciones. Es ahí donde se registran las notas débito.
Los eventos RADIAN tampoco tienen software propio: se firman también con el de Facturas. Por eso no hay pestaña para ellos. Descargar facturas recibidas, en cambio, solo necesita el certificado; lo explica Paso a producción.
El bloque Software
El ID y el PIN identifican tu software ante la DIAN. Los genera la DIAN, no la plataforma.
Cuando ya están registrados, la píldora del bloque dice Registrado y debajo se ven el identificador y el PIN guardados; si faltan, dice Sin registrar. En las pestañas distintas de Facturas el aviso es informativo: regístralo solo si la empresa va a emitir ese tipo de documento.
| Control | Qué hace |
|---|---|
| Identificador del software (ID) | El identificador que te dio la DIAN. |
| PIN | El PIN del software, de cinco dígitos. |
| Guardar software / Actualizar software | Registra o cambia los datos. |
El aviso azul te indica el camino exacto dentro del portal de la DIAN: Habilitación → Configuración → Configurar modos de operación, tomando las columnas Id y Pin de la fila con modo Software propio. Y el enlace Ver guía con imágenes abre una ventana con capturas reales del portal, en cuatro pasos que puedes recorrer con las flechas.
Sin ID y PIN la DIAN rechaza los documentos, aunque el certificado sea correcto.
El bloque Resoluciones
Es la numeración autorizada por la DIAN. La píldora del bloque te dice cuántas resoluciones de ese tipo de documento hay registradas, y la tabla resume lo que ya existe:
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| Tipo | El tipo de documento concreto al que pertenece la resolución. |
| Ambiente | Si la resolución es de Habilitación o de Producción. |
| Prefijo | Las letras que van delante del número del documento. |
| Número | El número de la resolución de la DIAN. |
| Rango | Desde y hasta qué consecutivo autoriza. |
| Vigencia | Entre qué fechas sirve. |
| Vence | Si está vigente, por vencer o vencida, y cuántos días faltan. |
| Clave técnica | El código secreto que acompaña a la resolución. Se muestra recortado a propósito. |
En la pestaña Facturas, si todavía no hay resolución de nota crédito aparece un aviso amarillo: sin ella no se pueden emitir notas crédito, y la única forma de corregir una factura ya enviada es con una nota crédito.
| Control | Qué hace |
|---|---|
| Registrar otra resolución | Despliega el formulario para añadir una resolución nueva de ese tipo de documento. |
| Ver y editar todas las resoluciones | Lleva a la pantalla completa de resoluciones, explicada en Resoluciones y plantillas. |
El formulario cambia según la pestaña:
- En Facturas el tipo de documento es fijo (Factura de Venta Nacional) y la clave técnica es obligatoria. Cuando la empresa está en Habilitación, los campos vienen precargados con la resolución de pruebas que la DIAN asigna (prefijo SETP) y tienes un enlace Restablecer datos de pruebas para volver a esos valores; en Producción el aviso cambia a amarillo y te recuerda registrar la resolución real. Debajo, la casilla Crear también la resolución para Nota Crédito registra las dos de una vez.
- En las demás pestañas eliges el tipo de documento de una lista con los que cubre esa pestaña y la clave técnica es opcional, porque la DIAN solo la exige en la factura. En Notas crédito/débito los campos llegan precargados con valores de uso general: la DIAN no exige numeración autorizada para las notas.
La resolución queda registrada en el ambiente que tenga configurado ese tipo de documento, y al guardar vuelves a la misma pestaña.
Sin resolución no hay numeración que poner en la factura, así que no se puede generar ningún documento.
Cuando los tres pasos están en verde
La empresa ya puede emitir en Habilitación, que es donde se hacen todas las pruebas. Para comprobarlo sin montar nada, envía una factura de prueba desde la pantalla siguiente. El siguiente movimiento, cuando de verdad esté todo revisado, es el paso a producción: lee antes Paso a producción, porque es una operación que no se puede deshacer.
Probar factura (JSON)
Es la misma prueba opcional del asistente de creación de empresa, pero para una empresa ya registrada. Se abre con el botón Probar factura de la columna Configuración del listado de empresas, y solo aparece si la empresa tiene token del API.
La pantalla tiene tres partes:
| Bloque | Qué muestra |
|---|---|
| Detalles de la petición | El método y la URL (POST /api/ubl2.1/invoice), el encabezado Authorization con el token de la empresa y los Content-Type y Accept. Cada uno con su botón Copiar. |
| JSON de la factura | El prefijo, el número de resolución, el consecutivo propuesto y el rango autorizado, y debajo el JSON completo, editable. |
| Respuesta de la DIAN | Aparece al enviar, con la respuesta tal cual la devolvió el API. |
El JSON llega precargado con los datos de la empresa: el prefijo y la resolución de facturación del ambiente en el que factura y, como consecutivo, el siguiente al último documento emitido con ese prefijo. Si la DIAN responde que el número ya existe, súbelo y vuelve a enviar.
| Botón | Qué hace |
|---|---|
| Enviar factura de prueba | Envía el JSON al API con el token de la empresa. Si el JSON está mal escrito, avisa antes de enviar. |
| Restablecer ejemplo | Devuelve el JSON al que venía precargado. |
| Copiar JSON | Copia el contenido del editor al portapapeles. |
Si falta el ID y PIN del software o la resolución de facturación, la pantalla lo avisa en rojo y enlaza de vuelta a Completar configuración: la DIAN rechazaría el envío.
Si la empresa ya está en Producción, la factura se envía de verdad a ese ambiente y consume un consecutivo de su resolución. La pantalla lo advierte arriba. Para probar sin consecuencias, hazlo en Habilitación.