Documentos electrónicos
Es el centro de trabajo de una empresa: aquí ves lo que se ha emitido, lo descargas, consultas a la DIAN qué pasó con un documento y configuras cada tipo de documento. Llegas desde Empresas por el menú de la fila: ⋮ → Documentos Electrónicos.
Arriba del todo, en una tarjeta propia, está el encabezado de la pantalla: el nombre y el NIT de la empresa, el tipo de documento en el que estás, su badge de ambiente y el botón Volver. Es un único encabezado para toda la pantalla: cuando cambias de pestaña, el tipo de documento y el badge de ambiente que muestra cambian con ella.
Las cinco pestañas de tipo de documento
La fila superior separa los tipos de documento. Cada uno tiene su propia configuración, su propia numeración y su propio ambiente.
| Pestaña | Para qué |
|---|---|
| Factura electrónica | Facturas de venta y sus notas crédito y débito. |
| Nómina electrónica | Documentos de nómina individual y sus ajustes. |
| Documento soporte | Documentos soporte en adquisiciones a no obligados a facturar. |
| Eventos RADIAN | Acuses y eventos sobre facturas recibidas, y el extractor de documentos de compra. |
| Documentos equivalentes | Tiquetes y documentos equivalentes (POS). |
Debajo aparece una segunda fila de pestañas, dentro del tipo de documento elegido:
| Sub-pestaña | Qué contiene |
|---|---|
| Listado | Los documentos ya emitidos de ese tipo. |
| Paso a Producción | El asistente para dejar de facturar en pruebas, descrito en Paso a producción. |
| Resoluciones | La numeración autorizada para ese tipo. |
| Plantilla PDF | El diseño del PDF de ese tipo. Ambas, en Resoluciones y plantillas. |
Eventos RADIAN es la excepción: sus sub-pestañas son Listado, Paso a Producción y Factura de compras, que es el extractor explicado en Extractor de documentos de compra.
El badge de ambiente
En el encabezado, junto al tipo de documento, hay un badge que dice Ambiente: Habilitación (amarillo) o Ambiente: Producción (verde). Es la señal más importante de la pantalla: te dice si lo que emitas ahí cuenta como una factura real.
Si además del badge de ambiente aparece uno rojo que dice Envía a Producción o Envía a Habilitación, es que la empresa está marcada en un ambiente pero su software apunta al otro. Manda lo que diga el software, no la marca de la empresa. Mientras ese aviso esté ahí, no emitas nada y revisa la configuración del tipo de documento.
Fíjate también en que cada tipo de documento tiene su ambiente por separado: una empresa puede estar en producción para facturas y seguir en habilitación para nómina.
El listado de documentos
Es la sub-pestaña Listado y es la misma tabla para factura, documento soporte y documentos equivalentes.
Arriba tienes la barra de búsqueda: elige el campo en el selector y escribe el valor.
| Buscar por | Qué espera |
|---|---|
| Número | El consecutivo exacto, solo o con su prefijo: 1015 o NC1015. Buscar 1 ya no trae 10, 21 ni 100. |
| Prefijo | El prefijo del documento. |
| Cliente | Nombre o identificación del adquiriente. |
| Fecha | Una fecha o un rango desde/hasta. |
| Tipo de documento | Factura, nota crédito, nota débito, etc. |
| Válido | Sí, No o Sin confirmar por la DIAN, para los que todavía no tienen veredicto. |
| Ambiente | Habilitación o Producción. |
A la derecha de esa misma barra, pueden aparecer dos botones más: Subida Masiva (solo en factura electrónica) y Consultar pendientes en la DIAN, con el número de documentos de la página que todavía no están validados.
Las columnas
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| # | Posición en la página. |
| DIAN | Los botones de consulta sobre el envío (abajo). |
| Descargas | Los archivos del documento: XML, PDF y Attached. |
| Ambiente | Si ese documento concreto se emitió en Habilitación o en Producción. |
| Válido | Si cuando la DIAN lo validó, No cuando no, En proceso cuando aún no contesta y Sin confirmar cuando nunca llegó a contestar (más abajo). |
| Fecha | Fecha y hora de emisión. |
| Número | Prefijo y consecutivo. |
| Cliente | Nombre e identificación del adquiriente. |
| Tipo de Documento | Factura de venta, nota crédito, etc. |
| Impuesto, Subtotal y Total | Los importes del documento. |
| Correo | Si el documento se envió por correo al cliente. |
| Acciones | El botón para crear una nota de crédito a partir de la factura. |
Los botones de la columna DIAN
| Botón | Qué hace |
|---|---|
| Respuesta DIAN | Muestra la respuesta que dio la DIAN cuando se envió el documento. |
| Ver CUFE | Muestra el código único del documento, el que lo identifica ante la DIAN. |
| Consultar Xml | Recupera el XML tal como lo tiene registrado la DIAN. |
| Consultar DIAN | Solo sale en documentos sin validar: le pregunta a la DIAN si ese documento quedó validado, rechazado o sigue en proceso, y actualiza el estado con lo que ella responda. |
| Reenviar a la DIAN | Solo sale en documentos sin confirmar o que la DIAN dice no tener (más abajo). |
| Rechazo (N) | Solo sale en documentos rechazados: lista los motivos del rechazo, sin el ruido del resto de la respuesta. |
En la columna Descargas, el botón Attached solo aparece en documentos validados: es el AttachedDocument, el XML del documento junto con el acuse de validación de la DIAN. Es el archivo que se le entrega al cliente.
Cuando la DIAN recibe un documento pero todavía no dice si lo valida o lo rechaza, la fila se resalta y el estado queda en En proceso. Ese consecutivo queda bloqueado: no vuelvas a emitirlo, porque acabarías con dos documentos peleando por el mismo número. Usa Consultar DIAN o espera a que se resuelva.
Documentos sin confirmar
A veces el envío se corta antes de que la DIAN conteste: se cae la conexión o la DIAN no responde. El documento queda guardado en la plataforma sin saber si llegó a validarse, y esas filas se resaltan con el estado Sin confirmar.
Cuando el envío se corta, la API responde con success: false, el mensaje de lo que pasó y el
cufe o cuds del documento, con código 502 si la DIAN no alcanzó a dar veredicto. Guarda ese
número: es con el que después se consulta o se reenvía el documento. No emitas otro documento con
el mismo consecutivo.
No es lo mismo que Válido = No: un documento rechazado sí tiene veredicto. Para encontrarlos, busca por Válido con el valor Sin confirmar por la DIAN. En esas filas tienes dos botones:
| Botón | Qué hace |
|---|---|
| Consultar DIAN | Le pregunta a la DIAN si tiene el documento. Si lo tiene validado, la fila pasa a Válido = Si, se genera el AttachedDocument y sale el correo. |
| Reenviar a la DIAN | Aparece cuando la DIAN responde que no lo tiene. Vuelve a enviar el mismo documento ya firmado: conserva su CUFE, no consume otro consecutivo y no crea otra fila. La ventana te deja marcar si quieres que salga el correo al cliente cuando la DIAN lo valide. |
Reenvía solo si Consultar DIAN dice que la DIAN no tiene el documento. Si ya lo tiene, lo rechazará con la regla 90 "Documento procesado anteriormente". Y nunca lo emitas de nuevo con el mismo número desde tu sistema: eso genera otro CUFE y el PDF que ya tiene el cliente deja de corresponder.
Cada 10 minutos la plataforma revisa sola estos documentos y deja al día los que la DIAN ya resolvió, así que muchos se corrigen sin que tengas que hacer nada.
Rechazos por la regla 90
Cuando la DIAN rechaza un envío con la regla 90 "Documento procesado anteriormente", ese número ya está emitido ante la DIAN, aunque el documento no esté en esta plataforma: puede venir de otro software que facturó antes con la misma numeración. La fila queda marcada como duplicado, con el aviso de que no se reenvíe y se emita con otro número; el motivo del rechazo se ve en el botón Rechazo.
Ese número queda contado como usado, así que el siguiente documento sale con el número siguiente y tu sistema tampoco lo vuelve a pedir si consulta el consecutivo por la API.
La fila "Ajuste de consecutivo"
En el listado puede aparecer una fila gris con la etiqueta Ajuste de consecutivo en lugar de un documento. No es una factura: es el registro con el que se marca un número como usado, para que el siguiente documento salga con el que sigue. No se envió a la DIAN y no tiene XML ni PDF, por eso sus columnas aparecen vacías o con No aplica.
La columna Correo
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Enviado (verde) | El correo salió. Al pasar el ratón ves la fecha y hora. |
| Sin correo (amarillo) | El cliente no tiene correo registrado. |
| Error (rojo) | El envío falló; el botón abre el motivo. |
| — | No se solicitó envío de correo. |
En los documentos validados aparece además el botón Enviar (o Reenviar si ya se mandó una vez), que manda al cliente el PDF y el AttachedDocument. Desde qué correo sale ese mensaje se configura en Usuarios, correo y almacenamiento.
Anular una factura con nota de crédito
En la columna Acciones, las facturas que la DIAN validó traen el botón Nota de crédito. Emite una nota crédito de anulación por el total de esa factura, con el motivo Anulación de factura electrónica.
El botón abre la ventana Seleccionar Resolución para Nota de Crédito con las resoluciones de nota crédito de la empresa. Elegir una todavía no envía nada: la ventana pasa a un aviso que te dice qué factura vas a anular y con qué resolución.
Desde ahí, Elegir otra resolución vuelve a la lista y Sí, enviar nota crédito es el que manda el documento a la DIAN.
Mientras se envía, la ventana no se puede cerrar con la X, con Esc ni haciendo clic afuera:
el resultado solo se ve ahí, y cerrarla antes de tiempo lleva a enviar una segunda nota por la
misma factura. Espera a que aparezca el resultado; al cerrar la ventana el listado se recarga y
verás la nota crédito nueva con su estado.
Subida masiva por Excel
El botón Subida Masiva de la pestaña Factura electrónica abre una ventana para emitir muchas facturas de una vez desde una hoja de cálculo.
| Control | Qué hace |
|---|---|
| Facturas de Ventas / Facturas de Salud | Elige el tipo de plantilla que vas a cargar. |
| Descargar Plantilla | Baja el Excel con las columnas en el orden esperado. Empieza siempre por aquí. |
| Archivo Excel | Selecciona el archivo ya diligenciado. |
| Procesar Facturas | Lanza el proceso. |
| Resultado del Procesamiento | Va mostrando fila por fila qué se emitió y qué falló. |
La subida masiva emite documentos de verdad, uno por fila. Haz la primera carga en Habilitación y con pocas filas, comprueba el resultado en el listado, y solo entonces repite el proceso con el archivo completo.
Las otras pestañas
Nómina electrónica, Documento soporte y Documentos equivalentes funcionan igual: su Listado usa la misma tabla y las mismas acciones. Cuando una empresa todavía no ha emitido nada de ese tipo, el listado dice simplemente No hay documentos para mostrar.
La pestaña Eventos RADIAN no lista documentos emitidos por ti, sino los acuses y eventos registrados sobre facturas que te emitieron a ti: recibo de la factura, recibo del bien o servicio y aceptación o rechazo. Si la empresa nunca ha registrado un evento, el listado también aparece vacío. De dónde salen esos eventos lo explica Extractor de documentos de compra.
Mientras estás dentro de una empresa, el menú de la izquierda te ofrece Listado de documentos, Eventos RADIAN y Nominas emitidas como accesos directos a esos mismos listados.